ORIENTAÇÃO: Final de ano gera acúmulo de papelada nas empresas – Saiba o que fazer!!

A tecnologia facilita o trabalho. Atualmente, por exemplo, existe o método de identificação RFID, que emite sinais de rádio e direciona automaticamente a posição exata da documentação física.

Da Assessoria (adaptado)
A movimentação do varejo no final do ano gera um acúmulo de papeis na já intensa burocracia brasileira. Orçamentos e solicitações de pedidos,   contratos e documentações trabalhistas são os que mais contribuem para o caos da papelada, segundo Marcelo Araújo, especialista em gestão documental.

“Hoje, felizmente, as empresas já se conscientizaram sobre a importância de armazenar corretamente um documento, mantê-lo em bom estado de consulta e ainda manter a versão digital para otimizar o acesso", destacou. Atualmente, por exemplo, existe o método de identificação RFID, que emite sinais de rádio e direciona automaticamente a posição exata da documentação física.

Seguem abaixo algumas dicas para não deixar a empresa submersa a papelada otimizar o acesso à informação, de acordo com o especialista:
 ·        Assim que a documentação entrar na empresa, organize, registre em um sistema e repasse para o local de armazenamento.  Se acumular, o risco de perder alguma informação é imenso e aí já é arriscado fazer tudo manualmente;
  ·         Cuidado com o ambiente aonde é instalado o famoso “arquivo morto”. Salas pouco arejadas e com pouca movimentação ficam vulneráveis ao pó e mofo e podem prejudicar a integridade do documento;
 ·         É importante manter o documento físico, mas ter também a versão digitalizada deste documento. Isto facilita o manuseio da informação e evita que informações delicadas fiquem rodando na mão de colaboradores;
 ·         Não deixe para se atentar à importância da organização do documento quando um órgão regulamentador bater no seu estabelecimento ou em conflitos judiciais, você precisa de uma documentação para provar que agiu corretamente e não localizar este dado é, evidentemente, um risco alto.